Сдача денежной наличности организациями в банк может происходить и через инкассаторов. Они передают деньги с использованием специальной сумки. Перед тем как поместить в нее деньги, бухгалтерским работником предприятия оформляется препроводительная ведомость к сумке.
Как правильно подготовить документ
В данном случае используется унифицированная форма 0402300. Исправления в ней недопустимы, поэтому при наличии помарок придется переписать заново. Бумага состоит из трех частей, которые заполняются в момент инкассации:
- Сама ведомость – она укладывается в инкассаторский мешок вместе с денежными средствами.
- Накладная – передается кассиру, принимающему наличность. На бланке обязательно ставится подпись и печать инкассатора.
- Квитанция – остается в бухгалтерии организации. Эта часть также удостоверяется сотрудником инкассации.
Возникает вопрос, как заполнять три раздела, в чем между ними отличие. Все части ведомости содержат в себе аналогичную информацию. Удобнее вносить сведения через копировальную бумагу. Это позволит избежать тройного переписывания одних и тех же данных.
Пример заполнения
Допускается как рукописное, так и электронное составление формы. Образец заполнения демонстрирует последовательность внесения информации:
- В начале бланка записываются номер инкассаторского мешка и дата его формирования.
- После этого вносятся данные отправителя наличности, то есть наименование организации, сдающей средства. Для этого предназначена графа «От кого».
- В строке «Получатель» указывается адресат передаваемой суммы. Чаще всего это и есть само сдающее предприятие, то есть сведения в этой и предыдущей графе совпадают.
- В блоке «Дебет» вносится номер банковского счета получателя, «Кредит» – номер расчетного счета фирмы.
- Название банка с указанием его БИК.
- Сумма прописью и наименование источника ее поступления. Тут же рядом указывается сумма в цифровом формате, а источник вносится с помощью кода. При затруднении написания кода можно обратиться к кассиру за помощью. Чаще всего используется код 02 – торговая или розничная выручка.
Если деньги были получены разными путями, например, часть с выручки (02), а часть – в качестве оплаты займа (14), то сумма вносится с разбивкой согласно источникам переводов.
Бланк снабжен и обратной стороной, на которой информация отображается в табличном формате. Графы таблицы следующие:
- Номинал банкнот или монет.
- Количество банкнот или монет каждого номинала.
- Сумма цифрами для каждого номинала, которая получается путем перемножения двух предыдущих граф.
Ниже таблицы располагается акт вскрытия сумки, который заполняется кассовым работником банка после открытия мешка. В заключение ведомость подписывается всеми лицами, участвующими в упаковке и транспортировке.